Veelgemaakte fouten bij kantoorinrichting die productiviteit en werkplezier in de weg staan

Een kantoor is meer dan een plek met bureaus en stoelen. De inrichting heeft invloed op hoe mensen werken, denken en zich voelen. Uit onderzoek van TNO (2023) blijkt dat een goed ingerichte werkplek kan zorgen voor minder fysieke klachten en meer concentratie tijdens het werk. Toch gaat het bij veel bedrijven nog mis. Ondernemers richten hun kantoor vaak snel in of maken keuzes die op korte termijn handig lijken. Op de lange termijn kan dat zorgen voor onrust, minder focus en zelfs gezondheidsklachten.

Te weinig aandacht voor werkcomfort

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers vooral kijken naar prijs of uiterlijk. Comfort krijgt dan minder aandacht. Terwijl medewerkers vaak uren achter elkaar zitten. Het CBS (2022) meldt dat veel werknemers lichamelijke klachten krijgen door een verkeerde werkhouding. Denk aan pijn in de rug, nek of schouders. Een goede werkplek begint bij een bureau en stoel die passen bij het lichaam van de gebruiker. Ook de indeling van het bureau speelt een rol. Veel kantoren kiezen bijvoorbeeld voor rechte bureaus terwijl hoekbureau’s juist extra werkruimte kunnen bieden. Zo kan iemand documenten, een laptop en een scherm makkelijker naast elkaar gebruiken. Dat maakt werken rustiger en overzichtelijker.

Te weinig rust en te veel prikkels

Veel moderne kantoren zijn open en ruim. Dat kan prettig zijn voor samenwerking. Toch kan een open kantoor ook voor veel afleiding zorgen. Gesprekken, telefoons en beweging in de ruimte leiden medewerkers af. TNO (2021) laat zien dat geluid een van de grootste oorzaken is van concentratieverlies op kantoor. Werknemers geven aan dat ze zich beter kunnen focussen wanneer er stille werkplekken aanwezig zijn. Het helpt als een kantoor verschillende zones heeft. Denk aan plekken voor overleg, rustige werkplekken en ruimtes waar mensen even kunnen bellen. Zo kan iedereen een plek kiezen die past bij het werk van dat moment.

Slechte verlichting op de werkplek

Licht heeft meer invloed op werk dan veel ondernemers denken. Slechte verlichting kan zorgen voor vermoeide ogen en hoofdpijn. Het RIVM (2022) beschrijft dat daglicht een positieve invloed heeft op energie en concentratie. Toch staan bureaus in veel kantoren nog steeds op plekken waar weinig daglicht komt. Medewerkers werken dan de hele dag onder kunstlicht. Een betere indeling van de ruimte kan al veel verschil maken. Werkplekken dicht bij ramen zorgen vaak voor een prettigere werkomgeving. Bedrijven zoals Hal18 kijken bij kantoorontwerp daarom vaak eerst naar de lichtinval van een ruimte voordat bureaus worden geplaatst.

Geen duidelijke structuur in de ruimte

Een kantoor zonder duidelijke indeling kan rommelig aanvoelen. Medewerkers weten niet goed waar ze moeten werken of overleggen. Dat kan leiden tot irritatie en tijdverlies. Volgens een onderzoek van de Universiteit van Twente (2020) helpt een duidelijke ruimtelijke structuur bij het verminderen van stress op de werkvloer. Wanneer mensen snel een plek vinden voor hun taak, ervaren ze meer rust. Sommige bedrijven kiezen daarom voor een ontwerp waarbij werkzones logisch op elkaar aansluiten. Hal18 wordt in projecten vaak betrokken om zo’n indeling goed te plannen en te zorgen dat een kantoor overzichtelijk blijft.

Vergeten dat een kantoor meegroeit met een bedrijf

Een kantoor wordt vaak ingericht op basis van het aantal medewerkers van dat moment. Groei van het bedrijf wordt daarbij vergeten. Na een paar jaar blijkt de ruimte ineens te klein of niet meer passend bij de manier van werken. Het CBS (2023) laat zien dat veel Nederlandse bedrijven in de eerste vijf jaar groeien in personeel. Flexibele werkplekken kunnen helpen om die groei op te vangen. Denk aan verrijdbare meubels, modulaire bureaus of ruimtes die makkelijk anders in te delen zijn. Bedrijven zoals Hal18 adviseren daarom vaak om bij de eerste inrichting al rekening te houden met veranderingen in het team.

De invloed van sfeer en uitstraling onderschatten

Een kantoor moet niet alleen praktisch zijn. De sfeer van een ruimte heeft invloed op motivatie en werkplezier. Uit onderzoek van Wageningen University (2021) blijkt dat planten, kleuren en natuurlijke materialen zorgen voor een prettigere werkomgeving. Veel kantoren blijven vrij kaal. Witte muren, weinig decoratie en weinig groen. Terwijl kleine aanpassingen al verschil maken. Denk aan planten, zachte kleuren of houten elementen. Hal18 ziet in praktijk dat medewerkers zich sneller thuis voelen in een ruimte die warmte uitstraalt. Dat zorgt vaak voor meer betrokkenheid bij het werk en het bedrijf.